آموزش استفاده از ماژول فاکتور
🧾 آموزش جامع فاکتور مشتری در CRM اوج
مقدمه
بخش فاکتور مشتری در CRM اوج یکی از مهمترین قسمتهای ماژول مالی است. این بخش به شما کمک میکند تا بتوانید تمام فرآیند صدور، مدیریت و تسویه فاکتورها را بهصورت دقیق و یکپارچه انجام دهید.
از ایجاد فاکتور پیشنویس تا ثبت پرداخت، پیگیری معوقات و گزارشگیری مالی — همه در یک محیط ساده و قابل کنترل انجام میشود.
مفهوم فاکتور مشتری
فاکتور، سندی است که بیان میکند چه کالا یا خدمتی به مشتری ارائه شده و در ازای آن چه مبلغی باید پرداخت شود.
در CRM اوج، فاکتورها علاوه بر نقش مالی، به عنوان بخشی از جریان کاری فروش نیز عمل میکنند.
بهطور خلاصه، فاکتور پلی است بین سفارش فروش، پرداخت مشتری و گزارش مالی.
چرخه صدور فاکتور
چرخهی استاندارد صدور فاکتور در سیستم اوج شامل مراحل زیر است:
ثبت سفارش مشتری در ماژول فروش.
تحویل کالا یا ارائه خدمت.
ایجاد فاکتور پیشنویس.
بررسی، ویرایش و تأیید فاکتور.
دریافت وجه از مشتری.
بستن فاکتور و بهروزرسانی وضعیت مالی.
در هر مرحله، سیستم بهصورت خودکار اطلاعات مرتبط را بهروزرسانی کرده و ارتباط بین ماژولها را حفظ میکند تا هیچ دادهای از دست نرود.
فاکتور پیشنویس چیست؟
زمانی که فاکتور جدیدی در سیستم ایجاد میکنید، بهصورت پیشفرض در حالت پیشنویس (Draft) ذخیره میشود.
در این حالت:
هنوز هیچ تأثیر حسابداری در سیستم ایجاد نشده است.
امکان ویرایش تمامی جزئیات فاکتور وجود دارد.
فاکتور برای بررسی و تأیید آماده است.
پس از تأیید فاکتور، وضعیت آن به تأیید شده (Posted) تغییر کرده و در گزارشهای مالی لحاظ میشود.
روشهای ایجاد فاکتور
در CRM اوج دو روش اصلی برای ایجاد فاکتور وجود دارد:
🔸 روش اول: صدور خودکار از سفارش فروش
در این حالت، پس از تأیید سفارش فروش و ارسال کالا، فاکتور بهصورت خودکار توسط سیستم ایجاد میشود.
مزیت این روش، دقت بالا و جلوگیری از ورود دستی اطلاعات است.
🔸 روش دوم: ایجاد فاکتور بهصورت دستی
در مواقعی که نیاز به صدور فاکتور مستقل دارید (مثلاً خدمات خاص یا پرداختهای سفارشی)، میتوانید از منوی فاکتورها → فاکتور جدید اقدام کنید.
در این حالت باید اطلاعات زیر را وارد نمایید:
نام مشتری
کالا یا خدمت
تعداد
قیمت واحد
نرخ مالیات (در صورت وجود)
مدیریت پرداختها
پس از تأیید فاکتور، میتوانید عملیات پرداخت را ثبت کنید. سیستم اوج از چند نوع پرداخت پشتیبانی میکند:
پرداخت کامل: مشتری کل مبلغ را در یک مرحله پرداخت میکند.
پرداخت جزئی: مبلغ در چند نوبت پرداخت میشود.
تخفیف پرداخت زودهنگام: در صورت پرداخت قبل از موعد، درصدی تخفیف اعمال میشود.
پرداختهای ثبتشده بهطور مستقیم در حسابهای مربوطه ذخیره میشوند و در گزارشهای مالی قابل مشاهده هستند.
ثبت و پیگیری تراکنش های نقدی ، بانکی و چکی
در ماژول فاکتورها، میتوانید تراکنش های نقدی ، بانکی و چکی را ثبت و آن را بهصورت لحظهای مشاهده کنید.
مثال عملی
برای درک بهتر، به مثال زیر توجه کنید:
| فیلد | مقدار |
|---|---|
| مشتری | علیرضا سامری |
| کالا | میز قابل تنظیم |
| تعداد | 1 عدد |
| قیمت واحد | 90,000,000 ریال |
| مالیات | 9٪ مالیات فروش |
در این مثال، پس از ثبت سفارش، فاکتور پیشنویس ایجاد میشود. پس از بررسی و تأیید، سیستم آن را به حالت نهایی تغییر میدهد و مشتری میتواند پرداخت را انجام دهد.
نکات کلیدی در استفاده از فاکتور
فاکتورهای پیشنویس تأثیری بر حسابداری ندارند تا زمان تأیید نهایی.
تمامی تغییرات و پرداختها در تاریخچه فاکتور ثبت میشود.
امکان چاپ، ارسال ایمیل و ذخیره فاکتور بهصورت PDF وجود دارد.
در صورت لغو فاکتور، تمامی اطلاعات بهصورت خودکار در گزارشات اصلاح میشود.
کاربران با سطح دسترسی متفاوت میتوانند فقط بخشهای مجاز را مشاهده یا ویرایش کنند.
گزارشگیری از فاکتورها
از منوی گزارشها → مالی → فاکتور مشتری میتوانید وضعیت مالی فاکتورها را بررسی کنید.
در این گزارش میتوان موارد زیر را مشاهده کرد:
فاکتورهای پرداختنشده
مبلغ کل دریافتی از مشتریان
فاکتورهای دارای تأخیر
درصد وصولیها در بازههای زمانی مختلف
این گزارشها به شما دید دقیقی از جریان نقدی و عملکرد مالی شرکت میدهند.
جمعبندی
بخش فاکتور مشتری در CRM اوج، ابزاری قدرتمند برای مدیریت فروش و حسابداری است.
با استفاده از آن میتوانید تمام مراحل از صدور تا تسویه فاکتور را بهصورت منظم و شفاف انجام دهید.
این بخش باعث میشود فرآیند مالی سازمان دقیقتر، سریعتر و کاملاً قابل ردیابی باشد.
آیا این راهنما به شما کمک کرد؟
در بهبود این راهنما مشارکت کنید!
ویرایش این صفحه
به پشتیبانی نیاز دارید؟
سوالی دارید؟ مشکلی پیش آمده؟
اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ با پشتیبانی آموت تماس بگیرید.
