مدیریت خرید در اوج ابری

سازمان‌دهی فرآیند خرید

ماژول خرید در اوج ابری به شما کمک می‌کند تا از مرحله‌ی درخواست کالا تا تأیید، دریافت و پرداخت، تمام فرآیندهای تأمین را به‌صورت خودکار، شفاف و قابل‌پیگیری انجام دهید.
این ماژول برای مدیران تأمین، مالی و انبار طراحی شده تا کنترل دقیق‌تری بر هزینه‌ها و تأمین‌کنندگان داشته باشند.

ثبت درخواست خرید

زمانی که یکی از بخش‌های سازمان نیاز به کالا یا خدماتی دارد، می‌تواند با ثبت درخواست خرید، فرآیند را آغاز کند.
برای ایجاد درخواست جدید:
از مسیر خرید ◄ سفارش‌ها ◄ درخواست خرید ◄ جدید اقدام کنید.

در فرم درخواست می‌توانید موارد زیر را مشخص کنید:

کالاهای موردنیاز و مقدار آن‌ها

تاریخ تحویل مورد انتظار

مرکز هزینه و اولویت خرید

پس از ثبت، درخواست جهت بررسی و تأیید به مدیر مربوطه ارسال می‌شود.

ایجاد و مدیریت سفارش خرید

پس از تأیید درخواست، سفارش خرید را می‌توان از مسیر خرید ◄ سفارش‌ها ◄ سفارش‌های خرید ایجاد کرد.

در فرم سفارش خرید:

تأمین‌کننده‌ی موردنظر را انتخاب کنید.

محصولات، قیمت، مالیات و شرایط پرداخت را مشخص نمایید.

در صورت نیاز، یادداشت‌ها یا پیوست‌های مرتبط را اضافه کنید.

سپس سفارش را تأیید و برای پیگیری وضعیت ارسال نمایید.

تأیید سفارش خرید

در اوج ابری می‌توانید برای کنترل هزینه‌ها، فرآیند تأیید سفارش خرید را فعال کنید.
با فعال‌سازی این گزینه، سفارش‌هایی که مبلغ آن‌ها از حد مشخصی بالاتر است، قبل از نهایی شدن باید توسط مدیر تأیید شوند.

برای فعال‌سازی این ویژگی، از مسیر زیر اقدام کنید:
خرید ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات ◄ بخش تأیید سفارش خرید

این قابلیت باعث می‌شود هیچ سفارش پرهزینه‌ای بدون اطلاع مدیریت ثبت و ارسال نشود.

دریافت کالا پس از تأیید سفارش خرید

پس از تأیید سفارش خرید، دکمه‌ای با عنوان «دریافت محصول» در بالای فرم سفارش ظاهر می‌شود.
با کلیک روی این گزینه، سیستم شما را به بخش رسید انبار منتقل می‌کند تا فرآیند تحویل کالا از تأمین‌کننده را ثبت نمایید.

در صفحه‌ی رسید، می‌توانید:

مقدار کالاهای دریافت‌شده را بررسی کنید،

در صورت مغایرت، مقادیر را اصلاح کنید،

و با کلیک روی دکمه‌ی تأیید، دریافت نهایی را ثبت نمایید.

پس از تأیید، وضعیت سفارش خرید به‌صورت خودکار به «دریافت‌شده» تغییر می‌کند و اطلاعات برای صدور فاکتور تأمین‌کننده آماده خواهد بود.

قفل کردن سفارشات تأییدشده

برای حفظ امنیت داده‌ها و جلوگیری از تغییرات ناخواسته، می‌توانید تنظیم کنید که سفارش‌های خرید پس از تأیید، به‌صورت خودکار قفل شوند.

پس از فعال‌سازی، هیچ کاربری قادر به ویرایش یا حذف خطوط سفارش نخواهد بود مگر با مجوز مدیریتی.

فعال‌سازی از مسیر:
خرید ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات ◄ قفل کردن سفارشات تأییدشده

هشدارها در سفارش‌های خرید

برای جلوگیری از اشتباهات رایج هنگام ثبت سفارش، اوج ابری امکان ایجاد هشدار برای محصولات یا تأمین‌کنندگان را فراهم کرده است.

به‌عنوان مثال، می‌توانید تنظیم کنید که هنگام سفارش از تأمین‌کننده‌ای خاص، هشدار نمایش داده شود:

"این تأمین‌کننده تنها در روزهای کاری تحویل انجام می‌دهد."

یا برای محصولی خاص پیامی مانند:

"تاریخ انقضای این محصول را قبل از خرید بررسی کنید."

برای تنظیم هشدارها:
خرید◄ پیکربندی ◄ تنظیمات / سفارشات ◄ هشدارها

توافق‌نامه‌های خرید

اگر سازمان شما خریدهای تکراری یا بلندمدت از یک تأمین‌کننده دارد، می‌توانید از توافق‌نامه‌های خرید (Purchase Agreements) استفاده کنید.

این قابلیت به شما اجازه می‌دهد سفارش‌های کلی یا الگوهای خرید را تعریف کرده و در زمان نیاز به‌صورت خودکار از آن‌ها سفارش ایجاد کنید.

انواع توافق‌نامه‌ها شامل:

درخواست برای پیشنهاد (RFQ): برای مقایسه‌ی قیمت چند تأمین‌کننده.

سفارش کلی (Blanket Order): برای خریدهای دوره‌ای از یک تأمین‌کننده.

یادآوری رسید کالا

برای اطمینان از تحویل به‌موقع کالاها، اوج ابری قابلیت یادآوری رسید را ارائه می‌دهد.
با فعال‌سازی این ویژگی، سیستم در صورت تأخیر در دریافت کالا، به‌صورت خودکار اعلان ارسال می‌کند.