امضاء
امضاء
برنامه امضای اوج ابری امکان ارسال، امضاء و تأیید اسناد را به صورت آنلاین و با استفاده از امضای الکترونیکی فراهم کرده است.
امضای الکترونیکی نشانه موافقت فرد با محتوای سند است. درست مانند یک امضای دستی، امضای الکترونیک نیز در حدود قوانین سند امضاء شده نشانه الزام حقوقی است.
با برنامه امضاء میتوانید فایلهای PDF خود را به پایگاه داده آپلود کرده و فیلدهایی به آن اضافه کنید. این فیلدها میتوانند به صورت خودکار بر اساس جزئیات کاربر موجود در پایگاه داده تکمیل شوند.
اعتبارِ امضاهای آنلاین
اسناد امضاء شده از طریق برنامه امضاء در اتحادیه اروپا و ایالات متحده آمریکا به عنوان امضای الکترونیک معتبر است. این امضاءها همچنین با الزامات حقوقی موجود برای امضای الکترونیکی بسیاری از کشورها مطابقت دارند. اعتبار حقوقی امضاهای الکترونیکی تولید شده توسط اوج ابری به قوانین کشور بستگی دارد. همچنین، شرکتهایی که با خارج از کشور تجارت میکنند باید قوانین امضای الکترونیکی کشور دیگر را در نظر بگیرند.
مهم
اطلاعات ذیل ارزش حقوقی ندارند و فقط با هدف ارائه اطلاعات کلی مطرح شدهاند. از آنجایی که قوانین مربوط به امضاءهای الکترونیکی با سرعت بالایی در حال تکامل هستند، نمیتوان تضمین کرد تمام اطلاعات بهروز باشند. پیشنهاد میکنیم در خصوص سازگاری و اعتبار امضای الکترونیکی از وکلای محلی مشاوره دریافت نمایید.
اتحادیه اروپا
مقررات eIDAS چهارچوب حقوقی لازم را برای امضاهای الکترونیکی 27 ایالت عضو اتحادیه اروپا مشخص کرده است. در این قانون سه نوع امضای الکترونیکی آمده است:
1.امضاهای الکترونیکی ساده
2.امضاهای الکترونیکی پیشرفته
3.امضاهای الکترونیکی دارای صلاحیت
اوج ابری نوع اول، یعنی امضای الکترونیکی ساده را تولید و استفاده میکند؛ این امضاها طبق مقررات eIDAS در اتحادیه اروپا به لحاظ حقوقی معتبر هستند.
شاید امضاهای الکترونیکی در حالت پیشفرض معتبر شناخته نشوند. ممکن است لازم باشد برای سندیت و اعتبار امضاء، از مستندات پشتیبان دیگری نیز استفاده کنید. با اینکه در اینجا از امضای الکترونیکی ساده استفاده میشود، ولی برخی مستندات پشتیبان نیز به هنگام فرآیند امضاء به صورت خودکار جمعآوری میشوند، از جمله:
1. اعتبارسنجی ایمیلی و پیامکی (در صورت فعال بودن)
2. هویتسنجی بسیار قدرتمند از طریق itsme® (در بلژیک و هلند در دسترس است)
3. سوابق دسترسی IP و مکان جغرافیایی ثبت شده در اسناد و امضاهای مربوطه آنها که استامپ زمانی شدهاند
4. قابلیت رهگیری و تغییرناپذیری (هرگونه تغییری که در سند امضاء شده ایجاد شود در سازمانیار با استفاده از نشانههای صحتسنجی رمزنگاری شده تشخیص داده میشوند)
ایالات متحده آمریکا
قانون ESIGN (امضای الکترونیک در قانون تجارت الکترونیکی ملی) در سطوح ملی و بینالمللی، و UETA (قانون تراکنشهای الکترونیکی یکپارچه) در سطح ایالتی، چهارچوب حقوقی برای امضاهای الکترونیک را فراهم میکنند. توجه داشته باشید که ایلینویز و نیویورک از UETA استفاده نمیکنند، ولی قوانین مشابه دیگری دارند.
در حالت کلی، امضاهای الکترونیک برای اینکه بتوانند به شکل امضای معتبر شناخته شوند باید پنج معیار داشته باشند:
1. امضاءکننده باید صراحتاً میل به امضاء نشان دهد. برای مثال، استفاده از ماوس برای رسم امضاء نشانه تمایل امضاءکننده است. امضاءکننده باید همچنین بتواند از سند الکترونیک، امضای خود را پس بگیرد.
2. امضاءکننده ابتدا باید رضایت خود برای اجرای تجارت الکترونیکی را به صورت صریح یا ضمنی اعلام کند.
3. امضاءکننده باید به صورت شفاف شناخته شده باشد. در اوج ابری دادههایی همچون آدرس IP به امضاء اضافه میشوند، که به عنوان مستندات پشتیبان قابل استفاده هستند.
4. امضاءکننده باید با سند امضاء شده همبستگی داشته باشد، برای مثال، با داشتن سابقهای از جزئیات اینکه امضاء چگونه دریافت شده است.
5. اسنادی که به صورت الکترونیکی امضاء میشوند باید توسط تمام طرفین دخیل قابل دریافت و ذخیره باشند؛ برای مثال، با ارائه نسخه اجرایی کامل یا امکان دانلود یک نسخه از سند.
ارسال سند برای امضاء
امضاء یکباره
برای امضای یکباره میتوانید از داشبورد فایل PDF را برای امضاء آپلود کنید. سند را انتخاب و باز کنید، و فیلدهای لازم را به داخل سند بکشید و رها کنید. همچنین میتوانید نقش تخصیصیافته به فیلد را با کلیک و انتخاب نقش مورد نظر تغییر دهید.
هرگاه آماده شدید، ارسال را کلیک کنید و فیلدهای مربوطه را تکمیل کنید. سند بعد از ارسال در دسترس باقی خواهد ماند. وارد مسیر اسناد ◄ همه اسناد شوید تا سند و وضعیت امضاهای آن را ببینید.
قالبها
اگر لازم است سند را چندبار ارسال کنید، میتوانید برای اسناد قالب ایجاد کنید. از داشبورد آپلود قالب PDF را کلیک کنید، سندی را انتخاب کنید و فیلدهای مربوطه را اضافه کنید. همچنین میتوانید نقش فیلد را با کلیک بر روی آن انتخاب و تغییر دهید.
برای اضافه کردن برچسب به قالب، دکمه ویژگیهای قالب را کلیک کنید، فضای سند امضاء شده را تعریف کنید، برچسبهای سند امضاءشده را اضافه کنید، لینک ریدایرکت را مشخص کنید (پیام تأیید بعد از دریافت امضاء)، یا اگر میخواهید این قالب توسط کاربران یا گروههای مجاز قابل استفاده باشد، کاربران مجاز را تعریف کنید.
قالبها در حالت پیشفرض در داشبورد نمایش داده میشوند. برای ارسال سریع قالب سند به امضاءکننده، دکمه ارسال را کلیک کنید، یا اگر آماده امضای سند هستید دکمه اکنون امضاء نمایید را کلیک کنید.
نکته
میتوانید از سندی که قبلاً امضاء شده است قالب ایجاد کنید. برای این کار وارد مسیر اسناد ◄ همه اسناد شوید. در سند مورد نظر بر روی دکمه ⋮ کلیک کرده و سپس دکمه قالب را کلیک کنید. دوباره ⋮ را کلیک کرده و دکمه بازگردانی را انتخاب کنید. با این کار سند در داشبورد و در کنار سایر قالبها نمایش داده میشود.
نقشها
هر فیلد در سند امضاء به نقشی متناظر با شخص مشخص مربوط است. هرگاه سند در حال امضاء باشد، شخص منسوب به آن نقش باید فیلدهای مربوطه را تکمیل کرده و امضاء کند.
نقشها در منوی امضاء ◄ پیکربندی ◄ نقشها در دسترس هستند.
با کلیک بر دکمه جدید میتوان نقشهای جدیدی ایجاد کرده و یا نقشهای موجود را ویرایش کرد. نام نقش را انتخاب کنید و برای تأیید هویت شخص امضاءکننده یک مرحله احراز هویت بیشتر اضافه کنید. اگر قرار است سند به قرارداد دیگری نیز تخصیص داده شود، میتوانید برای آن نقش تغییر مجوز را فعال کنید. برای نقش همچنین میتوان رنگ مشخص کرد. به هنگام پیکربندی قالب این رنگ مشخص میکند کدام نقشها مسئول کدام فیلدها هستند.
احراز هویت امن
به عنوان مالک سند میتوانید از طریق اعتبارسنجی پیامکی و یا از طریق Itsme® (در دسترس در بلژیک و هلند) درخواست مرحله احراز هویت بیشتر کنید. هر دو گزینه نیازمند اعتبار هستند. اگر اعتباری برایتان باقی نمانده باشد، این مراحل احراز هویت قابل استفاده نخواهند بود.
احراز هویت پیامکی
وارد منوی امضاء ◄ پیکربندی ◄ نقشها شوید، ستون مرحله احراز هویت بیشتر را برای آن نقش انتخاب کنید، و کد منحصر به فرد از طریق پیامک را انتخاب کنید.
توجه
امکان ارسال پیام کوتاه تنها با ثبت شماره تلفن قابل انجام است. برای این کار از مسیر امضاء ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات دکمه خرید اعتبار را برای هویتسنجی با پیامک کلیک کنید.
هش صاحب امضاء
هرگاه شخصی سندی را امضاء میکند، یک هش تولید میشود. هش، که در اصل نوعی امضای دیجیتال برای این عملیات است، از ردیابی، یکپارچگی و تغییرناپذیری اطمینان حاصل میکند. این فرآیند تضمین میکند که هرگونه تغییر بعد از امضای سند قابل شناسایی است و صحت و امنیت سند در طول عمر آن حفظ میشود.
یک فریم امنیتی بصری که کاراکترهای اولیه هش را نشان میدهد به سند اضافه میشود. کاربران داخلی میتوانند در امضای سند، با فعال یا غیرفعال کردن گزینه فریم، این هش را نمایش داده یا پنهان کنند.
برچسبها
در اوج ابری میتوان با استفاده از برچسبها اسناد را دستهبندی و سازماندهی کرد. این کار به کاربران اجازه میدهد بر اساس معیارهای مشخص به سرعت اسناد را جستجو و فیلتر کنند.
از مسیر پیکربندی ◄ برچسبها میتوانید برچسبها را مدیریت کنید. برای ایجاد برچسب دکمه جدید را کلیک کنید. در سطر جدید، نام برچسب را وارد کرده و برای برچسب خود شاخص رنگ انتخاب کنید.
برای اعمال برچسب به سند از لیست کشویی در داخل سند استفاده کنید.
ترتیب امضاء
هرگاه لازم است سندی توسط اشخاص مختلف امضاء شود، با استفاده از ویژگی ترتیب امضاء میتوانید ترتیبی که گیرندگان سند را دریافت خواهند کرد مشخص کنید.
از مسیر پیکربندی ◄ تنظیمات میتوانید ویژگی فعالسازی ترتیب امضاء را فعال کنید. گیرندگان تنها زمانی اعلان امضاء را دریافت خواهند کرد که گیرنده قبلی عمل خودش را انجام داده باشد.
در داخل سند حداقل دو فیلد امضاء با نقشهای مختلف اضافه کنید. ارسال را کلیک کنید، وارد تب گزینهها شوید و ویژگی تعیین ترتیب امضاء را فعال نمایید.
نام یا ایمیل امضاءکننده را وارد کنید. با تایپ 1، 2 و الی آخر در ستون ترتیب امضاء میتوانید ترتیبها را مشخص کنید.
انواع فیلدها
با استفاده از فیلدها میتوان اطلاعاتی که امضاءکننده باید در سند وارد کند را مشخص کرد. میتوانید با کشیدن و رها کردن فیلدها از ستون چپ سند، فیلدها را اضافه کنید.
انواع فیلدها برای امضای اسناد عبارتاند از:
امضاء: از کاربران درخواست میشود امضاء خود را از طریق رسم، تولید خودکار با استفاده از نام، یا آپلود فایل وارد کنند.
حروف اول: مشابه فیلد امضاء ولی برای وارد کردن حروف اول نام.
متن: ورود یک متن تکخطی.
متن چند خطی: ورود متن در چند سطر.
چکباکس: انتخاب یا تأیید یک گزینه.
انتخاب: انتخاب یک گزینه از میان چند گزینه.
همچنین فیلد تکمیل خودکار طرف همکار برای تکمیل خودکار اطلاعات فیلدها از روی دادههای مدل قرارداد قابل استفاده است. برای این کار باید نام فنی فیلد مدل قرارداد وارد شود.
توجه
مقادیر تکمیل خودکار پیشنهادی هستند و طبق درخواست امضاءکننده قابل ویرایش میباشند.
اندازه فیلدها نیز قابل تغییر است. عرض و ارتفاع به صورت درصدی از صفحه تعریف میشوند (مثال: 1 = کل عرض یا ارتفاع). به طور پیشفرض، عرض 15% (0.150) و ارتفاع 1.5% (0.015) از صفحه است.
در ادامه میتوانید راهنما برای فیلدها اضافه کنید (مثل «اینجا امضاء کنید» یا «تاریخ تولد خود را وارد کنید»). همچنین امکان افزودن متن نگهدارنده داخل فیلد وجود دارد.
آیا این راهنما به شما کمک کرد؟
در بهبود این راهنما مشارکت کنید!
ویرایش این صفحه
به پشتیبانی نیاز دارید؟
سوالی دارید؟ مشکلی پیش آمده؟
اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ با پشتیبانی آموت تماس بگیرید.
