ایجاد صورتحساب در ماژول خرید
ایجاد صورتحساب در ماژول خرید اوج ابری با استفاده از کلید «صورتحساب»
در ماژول خرید اوج ابری، ثبت و مدیریت صورتحسابهای تأمینکنندگان یکی از مهمترین مراحل فرآیند تأمین کالا و خدمات محسوب میشود. این قابلیت به سازمانها کمک میکند تا پس از ثبت سفارش خرید و دریافت کالا یا خدمت، بتوانند صورتحساب مربوطه را بهصورت دقیق ایجاد، بررسی و در سیستم مالی ثبت کنند. استفاده صحیح از کلید «صورتحساب» باعث یکپارچگی اطلاعات بین واحد خرید، انبار و حسابداری شده و از بروز مغایرتهای مالی جلوگیری میکند.
زمان استفاده از گزینه «صورتحساب»
پس از آنکه یک سفارش خرید تأیید شد و کالاها بهطور کامل یا جزئی دریافت گردیدند، امکان ایجاد صورتحساب برای همان سفارش فراهم میشود. بسته به سیاست سازمان، صورتحساب میتواند:
بر اساس مقادیر سفارش دادهشده
بر اساس مقادیر دریافتشده
یا بهصورت چند مرحلهای (جزئی) ایجاد شود.
مراحل ایجاد صورتحساب از روی سفارش خرید
1. ورود به سفارش خرید
ابتدا وارد ماژول خرید شوید و از بخش سفارشهای خرید، سفارش موردنظر را باز کنید.
سفارش باید در وضعیت تأییدشده قرار داشته باشد تا امکان صدور صورتحساب فعال شود.
2. انتخاب کلید «صورتحساب»
در فرم سفارش خرید، روی دکمه صورتحساب کلیک کنید.
با انتخاب این گزینه، سیستم بهصورت خودکار یک پیشنویس صورتحساب تأمینکننده ایجاد میکند که شامل اطلاعات زیر است:
نام تأمینکننده
محصولات یا خدمات سفارشدادهشده
تعداد و قیمت واحد
مالیاتها
شرایط پرداخت
مرجع سفارش خرید
این ارتباط باعث میشود سوابق مالی مستقیماً به همان سفارش متصل شوند.
3. بررسی و تکمیل اطلاعات صورتحساب
در صفحه صورتحساب ایجادشده، لازم است موارد زیر بررسی یا در صورت نیاز اصلاح شوند:
تاریخ صورتحساب و تاریخ سررسید پرداخت
مقادیر واقعی قابل پرداخت (بهویژه در تحویل جزئی)
مالیاتها و تخفیفها
حسابهای مالی مرتبط
پیوست فایل صورتحساب دریافتی از تأمینکننده
امکان افزودن خطوط جدید یا حذف خطوط غیرمرتبط نیز وجود دارد.
4. ثبت نهایی صورتحساب
پس از اطمینان از صحت اطلاعات، روی گزینه تأیید یا ثبت صورتحساب کلیک کنید.
با این کار:
سند حسابداری مرتبط ایجاد میشود
بدهی تأمینکننده در سیستم مالی ثبت میگردد
وضعیت سفارش خرید بهروزرسانی میشود
امکان پرداخت از طریق ماژول حسابداری فراهم میشود
پرداخت صورتحساب در ماژول خرید اوج ابری
پس از ثبت و تأیید صورتحساب تأمینکننده در ماژول خرید اوج ابری، مرحله بعدی انجام فرآیند پرداخت است. با ثبت نهایی صورتحساب، بدهی تأمینکننده بهصورت خودکار در بخش مالی ایجاد میشود و امکان تسویه آن از طریق
روشهای پرداخت تعریفشده فراهم میگردد. کاربران میتوانند با ورود به فرم صورتحساب، گزینه ثبت پرداخت را انتخاب کرده و اطلاعاتی مانند حساب بانکی، روش پرداخت، مبلغ پرداختی و تاریخ تسویه را مشخص کنند. پس از تأیید
پرداخت، وضعیت صورتحساب به «پرداختشده» تغییر یافته و سوابق مالی مربوطه بهصورت دقیق در گزارشهای حسابداری و گردش حساب تأمینکننده قابل مشاهده خواهد بود. این فرآیند باعث شفافیت مالی، کنترل بهتر بدهیها و
یکپارچگی کامل بین خرید و حسابداری میشود.
ارتباط صورتحساب با سایر بخشها
ایجاد صورتحساب در ماژول خرید باعث هماهنگی کامل با بخشهای زیر میشود:
انبار: کنترل تطابق مقدار تحویلی با مبلغ صورتحساب
حسابداری: ثبت خودکار سند مالی و بدهی تأمینکننده
گزارشات مالی: نمایش در گزارش بدهیها، سررسید پرداخت و گردش حساب این یکپارچگی از دوبارهکاری و ثبت دستی اطلاعات جلوگیری میکند.
آیا این راهنما به شما کمک کرد؟
در بهبود این راهنما مشارکت کنید!
ویرایش این صفحه
به پشتیبانی نیاز دارید؟
سوالی دارید؟ مشکلی پیش آمده؟
اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ با پشتیبانی آموت تماس بگیرید.
