برنامه فعالیت‌ها در ماژول اسناد

برنامه فعالیت‌ها در ماژول اسناد اوج ابری

قابلیت برنامه فعالیت‌ها در اوج ابری برای مدیریت فرآیندهایی استفاده می‌شود که شامل چند فعالیت مشخص و تکرارشونده هستند. با ایجاد یک برنامه فعالیت، می‌توان فعالیت‌های موردنیاز، مسئول هر فعالیت و زمان انجام آن را از قبل مشخص کرد تا هنگام اجرای برنامه، فعالیت‌ها به‌صورت خودکار ایجاد و زمان‌بندی شوند.

این قابلیت در ماژول اسناد می‌تواند برای فرآیندهایی مانند بررسی اسناد، پیگیری مدارک، دریافت مستندات تکمیلی و تأیید قراردادها مورد استفاده قرار گیرد.

برای ایجاد یا مدیریت برنامه‌های فعالیت، از مسیر زیر وارد شوید:

اسناد ← پیکربندی ← برنامه‌های فعالیت

در این بخش می‌توانید برنامه‌های قبلی را مشاهده، ویرایش یا یک برنامه جدید ایجاد کنید.

برای ایجاد برنامه جدید، روی جدید کلیک کنید.

در فرم ایجاد برنامه، اطلاعات اصلی برنامه را وارد کنید.

نام طرح : در این قسمت نام برنامه فعالیت را وارد کنید. بهتر است نام به‌گونه‌ای باشد که کاربرد برنامه را مشخص کند.

برای مثال: بررسی و تکمیل اسناد مشتری

شرکت : در صورت استفاده از چند شرکت، می‌توانید شرکت مربوط به برنامه را مشخص کنید.

فعالیت‌هایی برای ایجاد

مهم‌ترین بخش برنامه، تب فعالیت‌هایی برای ایجاد است. در این قسمت فعالیت‌هایی که باید در فرآیند انجام شوند تعریف می‌شوند.

با انتخاب افزودن یک سطر می‌توانید فعالیت جدیدی به برنامه اضافه کنید.

برای هر فعالیت، موارد اصلی زیر قابل تعیین است:

نوع فعالیت : نوع کاری که باید انجام شود؛ مانند: کار برای انجام، تماس، ایمیل، جلسه و یا بارگذاری سند

خلاصه : عنوان یا توضیح کوتاهی درباره کاری که باید انجام شود.

مثلاً: بررسی اولیه سند

محول شده به : در این قسمت مسئول انجام فعالیت مشخص می‌شود. بسته به تنظیمات برنامه، می‌توان کاربر مشخصی را به‌عنوان مسئول تعیین کرد یا مسئول فعالیت را هنگام اجرای برنامه انتخاب کرد.

بازه زمانی : مشخص می‌کند فعالیت چه زمانی نسبت به تاریخ اجرای برنامه زمان‌بندی شود.

برای مثال: ۲ روز بعد

واحد : واحد زمانی بازه مشخص‌شده را تعیین می‌کند؛ مانند روز، هفته یا ماه.

راه‌اندازی : مشخص می‌کند فعالیت نسبت به تاریخ مرجع، قبل یا بعد از آن ایجاد یا زمان‌بندی شود.

نمونه برنامه فعالیت برای اسناد

برای مثال، برای فرآیند بررسی اسناد مشتری می‌توان برنامه‌ای شامل فعالیت‌های زیر ایجاد کرد:

پس از ذخیره برنامه، با اجرای آن، فعالیت‌های تعریف‌شده مطابق مسئول و زمان‌بندی مشخص‌شده ایجاد می‌شوند.

استفاده از برنامه فعالیت

پس از ایجاد برنامه، می‌توان آن را برای رکورد موردنظر اجرا کرد. با اجرای برنامه، فعالیت‌های تعریف‌شده بر اساس تنظیمات برنامه ایجاد و زمان‌بندی می‌شوند.

بنابراین کاربران نیازی ندارند برای هر سند، فعالیت‌های تکراری را به‌صورت دستی ایجاد کنند.

نکته: برنامه فعالیت در واقع یک الگوی آماده شامل چند فعالیت است که برای فرآیندهای تکرارشونده ایجاد می‌شود و با اجرای آن، فعالیت‌های تعریف‌شده به‌صورت خودکار برای رکورد مربوطه برنامه‌ریزی می‌شوند.