قالبهای پروژه
قالبهای پروژه
در اوج ابری، زمانی که یک مجموعه پروژههای مشابهی را بهصورت مکرر اجرا میکند، ایجاد هر پروژه از ابتدا و تعریف دوباره مراحل، وظایف و مسئولان میتواند زمانبر باشد. قابلیت قالبهای پروژه این امکان را فراهم میکند که ساختار یک پروژه را از قبل آماده کرده و هنگام ایجاد پروژههای جدید، از همان ساختار استفاده کنید.
با استفاده از قالب پروژه میتوان مجموعهای از وظایف، مراحل انجام کار، توضیحات وظایف، مسئول هر وظیفه و چکلیستهای موردنیاز را از قبل تعریف کرد. در نتیجه، هنگام ایجاد یک پروژه جدید، ساختار اولیه آن آماده است و کاربران تنها کافی است اطلاعات اختصاصی همان پروژه را تکمیل و اجرای کار را آغاز کنند. این رویکرد بهخصوص برای پروژههایی که فرآیند اجرایی مشابهی دارند، باعث افزایش سرعت، کاهش خطای انسانی و استاندارد شدن روش انجام کار میشود.
دسترسی به قالبهای پروژه
برای مشاهده و مدیریت قالبهای پروژه، وارد ماژول پروژه شوید و از مسیر پیکربندی ← قالبهای پروژه وارد بخش مربوطه شوید.
در این بخش، قالبهای ایجادشده نمایش داده میشوند و میتوانید قالب جدید ایجاد کرده یا قالبهای قبلی را ویرایش کنید.
برای ایجاد یک قالب جدید، روی ایجاد کلیک کنید.
ایجاد قالب پروژه جدید
پس از انتخاب گزینه ایجاد، فرم قالب پروژه نمایش داده میشود. در قسمت بالای فرم، فیلد نام قالب قرار دارد. نامی را انتخاب کنید که کاربرد قالب را بهوضوح مشخص کند.
برای مثال، اگر شرکت شما بهصورت مکرر پروژههای طراحی سایت اجرا میکند، میتوانید قالبی با عنوان پروژه طراحی وبسایت ایجاد کنید. برای پروژههای استقرار نرمافزار نیز میتوان قالبی مانند استقرار و راهاندازی سیستم تعریف کرد.
پس از تعیین نام قالب، دو بخش اصلی در فرم در اختیار شما قرار دارد:
وظایف
مراحل
این دو بخش، ساختار اصلی پروژهای را تشکیل میدهند که در آینده بر اساس این قالب ایجاد خواهد شد.
تعریف وظایف در قالب پروژه
در تب وظایف میتوانید تمام فعالیتهایی را که معمولاً در پروژههای مشابه انجام میشوند، از قبل تعریف کنید.
در این قسمت، هر ردیف نشاندهنده یک وظیفه است و اطلاعات مختلفی برای آن قابل ثبت است.
نام
در ستون نام عنوان وظیفه را وارد میکنید. بهتر است نام وظیفه کوتاه، مشخص و قابل فهم باشد تا هنگام ایجاد پروژه جدید، مسئول مربوطه دقیقاً بداند چه کاری باید انجام شود.
برای مثال در قالب پروژه استقرار سیستم میتوان وظایف زیر را تعریف کرد:
دریافت اطلاعات اولیه
بررسی نیازمندیهای مشتری
آمادهسازی محیط
تنظیمات اولیه سیستم
انتقال اطلاعات
آموزش کاربران
تست نهایی
تحویل پروژه
این وظایف در پروژههایی که از این قالب ایجاد میشوند، بهعنوان ساختار اولیه فعالیتهای پروژه در دسترس خواهند بود.
توضیحات وظیفه
در ستون توضیحات وظیفه میتوانید توضیحات تکمیلی مربوط به فعالیت را ثبت کنید. این قسمت برای زمانی کاربرد دارد که عنوان وظیفه بهتنهایی برای توضیح کامل فعالیت کافی نباشد.
برای مثال، برای وظیفه «آموزش کاربران» میتوان در توضیحات مشخص کرد که آموزش شامل کدام بخشهای سیستم باشد یا چه مواردی باید در پایان آموزش بررسی شوند.
این توضیحات باعث میشود کارمند یا مسئول وظیفه، هنگام شروع کار اطلاعات بیشتری درباره محدوده فعالیت خود داشته باشد.
محول شده به
در ستون محول شده به میتوانید مسئول انجام وظیفه را مشخص کنید.
برای مثال، در یک قالب پروژه میتوان وظیفه «تنظیمات فنی» را به کارشناس فنی و وظیفه «آموزش کاربران» را به کارشناس آموزش اختصاص داد.
در صورتی که وظیفه در قالب به کاربر مشخصی محول شده باشد، هنگام ایجاد پروژه از قالب، این تخصیص میتواند به ساختار پروژه منتقل شود. بنابراین برای فرآیندهایی که مسئول مشخصی دارند، نیازی نیست در هر پروژه همه مسئولیتها را از ابتدا تعریف کنید.
وضعیت
ستون وضعیت وضعیت اولیه وظیفه را مشخص میکند. وضعیت وظایف در پروژهها برای پیگیری روند انجام فعالیتها استفاده میشود و در نمای کانبان نیز مراحل کاری بهصورت ستون نمایش داده میشوند.
برای مثال میتوان فرآیند پروژه را با مراحلی مانند:
جدید ← در حال انجام ← بررسی ← تکمیلشده
طراحی کرد.
در نتیجه، اعضای تیم میتوانند با جابهجایی وظایف بین مراحل، وضعیت فعالیتها را بهروز کنند.
چکلیست
در صورت وجود چکلیست برای یک وظیفه، میتوان مواردی را که باید در جریان انجام آن فعالیت بررسی شوند، تعریف کرد.
برای مثال برای وظیفه «راهاندازی سیستم» میتوان مواردی مانند بررسی تنظیمات اولیه، ایجاد کاربران، تنظیم دسترسیها و تست ورود کاربران را بهعنوان موارد موردنیاز برای بررسی ثبت کرد.
استفاده از چکلیست باعث میشود فعالیتهای تکرارشونده با نظم بیشتری انجام شوند و موارد مهم در فرآیند اجرا فراموش نشوند.
تعریف مراحل پروژه
تب مراحل برای مشخص کردن مراحل کاری پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
مراحل، جریان کاری پروژه را مشخص میکنند و وظایف بر اساس این مراحل در نمای کانبان سازماندهی میشوند. برای مثال میتوانید برای یک پروژه مراحل جدید، در حال انجام، در انتظار بررسی و تکمیلشده را تعریف کنید.
مراحل باید متناسب با فرآیند واقعی کسبوکار انتخاب شوند. برای مثال در یک پروژه پیادهسازی ممکن است مراحل شامل «بررسی اولیه»، «اجرا»، «آزمایش» و «تحویل» باشند، در حالی که در یک پروژه طراحی ممکن است «دریافت درخواست»، «طراحی اولیه»، «بازبینی»، «اصلاحات» و «تأیید نهایی» مناسبتر باشند.
در ساختار پروژه، مراحل به شما کمک میکنند وضعیت کلی فعالیتها را در یک نگاه مشاهده کنید و بدانید هر وظیفه در کدام بخش از فرآیند قرار دارد. مراحل قابل تنظیم هستند و در صورت نیاز میتوان آنها را برای جریان کاری موردنظر تعریف یا مرتب کرد.
استفاده از قالب برای ایجاد پروژه جدید
پس از اینکه وظایف و مراحل موردنیاز را در قالب تعریف کردید، میتوانید از آن برای ایجاد پروژههای جدید استفاده کنید.
برای این کار از بخش پروژه گزینه ایجاد را انتخاب کنید. در فرآیند ایجاد پروژه، قالب موردنظر را انتخاب کرده و اطلاعات اختصاصی پروژه جدید را تکمیل کنید.
پس از ایجاد پروژه، ساختار تعریفشده در قالب در اختیار پروژه قرار میگیرد؛ بنابراین وظایف و مراحل موردنیاز از ابتدا آماده هستند و نیازی نیست مدیر پروژه آنها را بهصورت دستی دوباره ایجاد کند. استفاده از قالب بهخصوص زمانی ارزشمند است که یک فرآیند مشابه بارها برای مشتریان یا پروژههای مختلف تکرار میشود.
برای مثال فرض کنید شرکت شما هر ماه چند پروژه مشابه برای مشتریان مختلف اجرا میکند. به جای اینکه برای هر پروژه دوباره ۱۰ وظیفه، چند مرحله و مسئولان آنها را تعریف کنید، یک قالب استاندارد ایجاد میکنید. پس از آن، برای هر مشتری یک پروژه جدید از روی همان قالب ایجاد میشود و ساختار اولیه پروژه آماده خواهد بود.
آیا این راهنما به شما کمک کرد؟
در بهبود این راهنما مشارکت کنید!
ویرایش این صفحه
به پشتیبانی نیاز دارید؟
سوالی دارید؟ مشکلی پیش آمده؟
اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ با پشتیبانی آموت تماس بگیرید.
