چک لیست ها
چکلیست وظایف در ماژول پروژه
نکته: قابلیت چکلیست وظایف در محیطهای مختلف اوج ابری ممکن است بر اساس امکانات فعالشده یا سفارشیسازیهای موجود، با گزینهها و فیلدهای متفاوتی نمایش داده شود. ساختار اصلی مدیریت پروژه، وظایف، مسئولان و مراحل کاری بر مبنای امکانات مدیریت پروژه اوج ابری است.
هشدار: در صورتی که در محیط عملیاتی خود از نسخهای قدیمی و امکانات محدودی استفاده میکنید، ممکن است چکلیستهای تعریفشده در مراحل اولیه به طور کامل فعال نشوند؛ برای اطمینان از امکانات، به تنظیمات پروژه مراجعه کنید.
Tip: همیشه چکلیستهای خود را بهصورت مختصر و واضح بنویسید تا کاربر بتواند با سرعت به موارد بپردازد، از طریق افزودن برچسبهای “#” در نام چکلیست جهت سازماندهی سریعتر.
ایجاد چکلیست
برای ایجاد و مدیریت چکلیستها، وارد ماژول پروژه شوید و از بخش مربوط به چکلیستها، گزینه ایجاد را انتخاب کنید.
در فرم ایجاد چکلیست، ابتدا باید نام چکلیست را مشخص کنید. نام باید بهگونهای انتخاب شود که کاربرد چکلیست را بهوضوح مشخص کند.
برای مثال:
چکلیست راهاندازی سیستم
چکلیست تحویل پروژه
چکلیست آموزش مشتری
چکلیست بررسی نهایی
چکلیست نصب و پیکربندی
چکلیست کنترل کیفیت
نام چکلیست صرفاً عنوان آن را مشخص میکند و در زمان استفاده، به شما کمک میکند چکلیست مناسب را برای وظیفه موردنظر انتخاب کنید.
تعریف آیتمهای چکلیست
پس از تعیین نام چکلیست، باید مواردی را که لازم است در زمان انجام وظیفه بررسی شوند، به آن اضافه کنید.
در بخش آیتمهای چکلیست، با انتخاب گزینه افزودن سطر میتوانید موارد مختلف را ثبت کنید.
هر آیتم نشاندهنده یک کار یا بررسی مشخص است که باید در جریان انجام وظیفه انجام شود.
برای مثال، برای چکلیست راهاندازی سیستم میتوان آیتمهای زیر را ایجاد کرد:
بررسی اطلاعات اولیه
ایجاد کاربران
تنظیم سطح دسترسی کاربران
انجام تنظیمات اولیه
بررسی اطلاعات واردشده
تست عملکرد سیستم
آموزش کاربر
تأیید نهایی مشتری
توصیه میشود هر آیتم را بهصورت یک فعالیت مشخص و قابل ارزیابی تعریف کنید. بهعنوان مثال، عبارت «بررسی دسترسی کاربران» نسبت به عبارت کلی «تنظیمات» مناسبتر است، زیرا مسئول وظیفه دقیقاً میداند چه موردی باید بررسی و تکمیل شود.
استفاده از چکلیست در وظیفه
پس از ایجاد چکلیست، میتوان آن را در وظیفه موردنظر پروژه مورد استفاده قرار داد.
برای این کار وارد ماژول پروژه شوید، پروژه موردنظر را باز کنید و وظیفهای را که قرار است چکلیست روی آن اجرا شود، انتخاب کنید.
در فرم وظیفه، چکلیست مربوطه را انتخاب یا موارد موردنیاز را به آن اضافه کنید.
از این مرحله به بعد، مسئول وظیفه میتواند هر یک از آیتمها را پس از انجام، تکمیلشده علامتگذاری کند.
این روش باعث میشود وضعیت واقعی انجام فعالیت مشخص باشد و صرفاً تغییر وضعیت کلی وظیفه، بهعنوان نشانه اتمام کار در نظر گرفته نشود.
پیگیری وضعیت آیتمهای چکلیست
هر آیتم چکلیست میتواند در طول اجرای وظیفه از حالت انجامنشده به انجامشده تغییر کند. با تکمیل آیتمها، میزان پیشرفت چکلیست نیز قابل بررسی خواهد بود.
برای مثال اگر چکلیست یک وظیفه شامل ۸ آیتم باشد و ۶ مورد تکمیل شده باشد، مشخص است که بخش عمده فعالیت انجام شده اما هنوز دو مورد باقی مانده است.
این موضوع به مدیر پروژه کمک میکند قبل از انتقال وظیفه به مرحله بعد، بررسی کند که فعالیتهای ضروری آن واقعاً انجام شدهاند.
در مدیریت پروژه، وظایف معمولاً در مراحل مختلف کانبان قرار میگیرند و تغییر وضعیت وظیفه نشاندهنده پیشرفت آن در فرآیند پروژه است.
تفاوت چکلیست با وظیفه و زیروظیفه
چکلیست نباید با وظیفه یا زیروظیفه یکسان در نظر گرفته شود.
وظیفه یک فعالیت اصلی پروژه است که میتواند مسئول، زمانبندی، وضعیت و سایر اطلاعات مدیریتی داشته باشد.
زیروظیفه زمانی استفاده میشود که یک فعالیت اصلی آنقدر بزرگ باشد که لازم باشد به چند فعالیت مستقل تقسیم شود؛ هر زیروظیفه میتواند به کاربر یا مسئول مشخصی اختصاص پیدا کند. (Odoo)
اما آیتم چکلیست بیشتر برای کنترل و بررسی مراحل کوچکتر داخل یک وظیفه استفاده میشود.
برای مثال:
وظیفه: راهاندازی سیستم
زیروظایف:
تنظیمات فنی
ورود اطلاعات
آموزش کاربران
چکلیست وظیفه تنظیمات فنی:
بررسی تنظیمات اولیه
ایجاد کاربران
تنظیم دسترسیها
تست ورود
تأیید تنظیمات
بنابراین اگر یک فعالیت نیاز به مدیریت مستقل، مسئول جداگانه یا پیگیری مجزا دارد، استفاده از زیروظیفه مناسبتر است؛ اما اگر هدف فقط اطمینان از انجام چند مورد مشخص در جریان اجرای یک وظیفه است، چکلیست گزینه مناسبتری خواهد بود.
استفاده از چکلیست در پروژههای تکرارشونده
یکی از مهمترین کاربردهای چکلیست، استانداردسازی فعالیتهای تکراری است. برای مثال اگر برای تمام پروژههای استقرار، مجموعهای از اقدامات ثابت انجام میدهید، میتوانید یک چکلیست استاندارد ایجاد کنید و در وظایف مشابه از همان ساختار استفاده نمایید.
به این ترتیب، مسئولان پروژه مجبور نیستند برای هر پروژه موارد کنترل را از ابتدا تعریف کنند و احتمال فراموش شدن فعالیتهای مهم نیز کاهش پیدا میکند.
این روش در کنار قالبهای پروژه کاربرد بیشتری دارد؛ به این صورت که قالب پروژه میتواند ساختار کلی پروژه و وظایف آن را مشخص کند و چکلیست نیز جزئیات کنترل هر وظیفه را در اختیار مسئول آن قرار دهد.
سوالات متداول
چکلیست چه زمانی مفید است؟
چکلیست، وظیفه و زیروظیفه را چه صورت در پروژههای اوج ابری متفاوت است؟
چگونه میتوان چکلیست را در پروژههای تکرارشونده استفاده کرد؟
آیا این راهنما به شما کمک کرد؟
در بهبود این راهنما مشارکت کنید!
ویرایش این صفحه
به پشتیبانی نیاز دارید؟
سوالی دارید؟ مشکلی پیش آمده؟
اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ با پشتیبانی آموت تماس بگیرید.
