ثبت فعالیت و مستندات

نحوه ثبت یادداشت، منشن کاربران و الحاق فایل در تقویم

در اوج ابری، هر رویداد ثبت‌شده در تقویم دارای بخشی به نام چتر (فعالیت های اخیر) است. این بخش امکان ثبت یادداشت‌ها، ارسال پیام، منشن کردن کاربران و پیوست فایل‌های مرتبط با رویداد را فراهم می‌کند. استفاده از این قابلیت‌ها باعث می‌شود تمامی اطلاعات، مکاتبات و مستندات مربوط به یک جلسه یا رویداد در یک محل متمرکز نگهداری شوند.

ثبت یادداشت

برای ثبت یادداشت در یک رویداد:

وارد برنامه تقویم شوید.

رویداد موردنظر را باز کنید.

در بخش چتر، روی تب ثبت یادداشت کلیک کنید.

متن موردنظر خود را وارد کرده و روی ثبت کلیک نمایید.

یادداشت‌های ثبت‌شده به‌عنوان اطلاعات داخلی رویداد ذخیره می‌شوند و برای ثبت توضیحات، تصمیمات جلسه یا پیگیری‌های بعدی کاربرد دارند.

نکته: یادداشت‌ها اعلان یا ایمیلی برای سایر کاربران ارسال نمی‌کنند و صرفاً در سابقه رویداد ثبت می‌شوند.

منشن کردن کاربران

در هنگام نوشتن پیام یا یادداشت می‌توانید کاربران را از طریق قابلیت منشن از تغییرات یا اطلاعات جدید مطلع کنید.

برای این کار:

در کادر متن، علامت @ را تایپ کنید.

نام کاربر موردنظر را انتخاب نمایید.

پیام خود را تکمیل و ثبت کنید.

کاربری که منشن شده است، یک اعلان دریافت می‌کند و می‌تواند به‌سرعت به رویداد مراجعه کرده و پیام را مشاهده کند.

نکته: منشن کردن کاربران راهکاری مناسب برای اطلاع‌رسانی، درخواست بررسی یا جلب توجه افراد نسبت به یک رویداد یا جلسه است.

الحاق فایل

برای پیوست کردن فایل به یک رویداد:

رویداد موردنظر را باز کنید.

در بخش چتر روی آیکون پیوست فایل کلیک کنید.

فایل موردنظر را از رایانه انتخاب نمایید.

پس از بارگذاری، فایل در بخش پیوست‌های همان رویداد نمایش داده می‌شود.

با استفاده از این قابلیت می‌توانید اسناد مرتبط مانند دستور جلسه، صورت‌جلسه، فایل‌های ارائه، تصاویر یا سایر مدارک موردنیاز را به رویداد اضافه کنید تا همه شرکت‌کنندگان به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.

 با استفاده از قابلیت‌های ثبت یادداشت، منشن کردن کاربران و پیوست فایل می‌توان تمامی اطلاعات مرتبط با جلسات و رویدادها را به‌صورت منظم ثبت و در اختیار اعضای تیم قرار داد؛ در نتیجه پیگیری امور و همکاری بین کاربران ساده‌تر و مؤثرتر خواهد بود.