قالب‌های شیفت کاری

راهنمای تعریف قالب‌های شیفت کاری در ماژول برنامه‌ریزی اوج ابری

در ماژول برنامه‌ریزی اوج ابری، امکان تعریف قالب‌های شیفت کاری وجود دارد تا بتوان برنامه‌های کاری تکرارشونده را به‌صورت استاندارد تنظیم و در زمان‌بندی کارکنان استفاده کرد. با استفاده از این قابلیت، به‌جای تعریف مجدد ساعات شروع و پایان کار برای هر شیفت، می‌توان قالب‌های موردنیاز را از قبل ایجاد کرد و هنگام برنامه‌ریزی، از آن‌ها استفاده نمود.

این قابلیت برای مجموعه‌هایی که کارکنان آن‌ها در شیفت‌های مختلف فعالیت می‌کنند، مانند شیفت صبح، عصر، شب یا شیفت‌های ویژه، کاربرد دارد و به ساده‌تر شدن فرآیند برنامه‌ریزی و کاهش خطا در ثبت ساعات کاری کمک می‌کند.

دسترسی به بخش قالب‌های شیفت کاری

برای تعریف قالب‌های شیفت کاری، ابتدا وارد ماژول برنامه‌ریزی شوید و از منوی زیر اقدام کنید:

برنامه‌ریزی ← پیکربندی ← قالب‌های شیفت کاری

در این بخش، فهرست قالب‌های تعریف‌شده نمایش داده می‌شود و می‌توانید قالب‌های جدیدی ایجاد یا قالب‌های موجود را ویرایش کنید.

مشاهده اطلاعات قالب شیفت کاری

در صفحه قالب‌های شیفت کاری، اطلاعات مربوط به قالب‌های ثبت‌شده نمایش داده می‌شود. در تصویر نمونه، یک قالب با عنوان «اصلاح کارور» مشاهده می‌شود که بازه زمانی آن تنظیم شده و مدت آن ۷ روز کاری است.

این اطلاعات نشان می‌دهند که قالب می‌تواند برای تعریف یک الگوی زمانی مشخص مورد استفاده قرار گیرد. با این حال، ساعت شروع و پایان و تعداد روزهای هر قالب باید متناسب با برنامه واقعی سازمان تنظیم شود.

ایجاد قالب شیفت کاری جدید

برای ایجاد یک قالب جدید، در صفحه قالب‌های شیفت کاری روی گزینه جدید کلیک کنید. سپس اطلاعات مربوط به الگوی کاری موردنظر را وارد نمایید.

در زمان تعریف قالب، بهتر است نامی انتخاب شود که نوع شیفت را به‌وضوح مشخص کند؛ برای مثال:

شیفت صبح

شیفت عصر

شیفت شب

شیفت هفتگی کارکنان

شیفت پشتیبانی

نام‌گذاری مناسب باعث می‌شود هنگام برنامه‌ریزی کارکنان، قالب موردنظر به‌راحتی قابل شناسایی باشد.

تعیین ساعات شروع و پایان

یکی از اطلاعات مهم در قالب شیفت کاری، تعیین ساعات شروع و پایان است. این مقادیر مشخص می‌کنند که بازه زمانی موردنظر برای شیفت چگونه تعریف شده است.

برای مثال، اگر بخواهید قالبی برای شیفت صبح ایجاد کنید، می‌توانید ساعت شروع را ۰۸:۰۰ و ساعت پایان را ۱۶:۰۰ در نظر بگیرید. به همین ترتیب، برای شیفت عصر می‌توان بازه ۱۶:۰۰ تا ۲۲:۰۰ را تعریف کرد.

این ساعات باید بر اساس برنامه کاری واقعی مجموعه تنظیم شوند. اگر شیفت از نیمه‌شب عبور می‌کند، مانند شیفت شب، لازم است نحوه تعریف بازه زمانی مطابق امکانات فرم و منطق برنامه‌ریزی سیستم بررسی شود.

تعیین بازه کاری

در قالب شیفت کاری، بازه زمانی مشخص می‌کند که الگوی تعریف‌شده برای چه دوره‌ای در نظر گرفته شده است. در تصویر نمونه، مقدار ۷ روز کاری برای بازه نمایش داده شده است.

برای مثال، اگر سازمان برنامه کاری هفتگی داشته باشد، می‌توان از قالبی استفاده کرد که بر اساس یک دوره هفت‌روزه تنظیم شده باشد. این کار به هماهنگی برنامه‌های کارکنان در طول هفته کمک می‌کند.

توجه داشته باشید که مقدار بازه به‌تنهایی به معنای ثبت خودکار شیفت برای تمام کارکنان نیست؛ بلکه قالب، الگوی زمانی مورد استفاده در برنامه‌ریزی را مشخص می‌کند و برای برنامه‌ریزی واقعی باید مطابق امکانات سیستم به کار گرفته شود.

استفاده از قالب‌های شیفت کاری در برنامه‌ریزی

پس از تعریف و ذخیره قالب، می‌توان از آن در فرآیند برنامه‌ریزی شیفت‌ها استفاده کرد؛ به این ترتیب، اطلاعات زمانی موردنیاز برای برنامه کاری از الگوی از پیش تعریف‌شده انتخاب می‌شود و نیازی به تنظیم مجدد تمام اطلاعات از ابتدا نخواهد بود.

برای مثال، فرض کنید سازمان شما سه نوع شیفت دارد: صبح، عصر و شب. با تعریف قالب جداگانه برای هر شیفت، مسئول برنامه‌ریزی می‌تواند هنگام تنظیم برنامه کارکنان، الگوی مناسب را انتخاب کند و زمان‌بندی را بر اساس آن انجام دهد.

البته استفاده از قالب به‌تنهایی جایگزین تخصیص شیفت به کارمند یا منبع موردنظر نیست؛ پس از انتخاب قالب، لازم است برنامه‌ریزی و تخصیص شیفت‌ها مطابق فرآیند کاری سازمان انجام شود.