مدیریت شیفت کاری

ایجاد و مدیریت شیفت کاری

ماژول برنامه‌ریزی در اوج ابری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برنامه کاری کارکنان را به‌صورت دقیق مدیریت کرده و شیفت‌های کاری را بر اساس نیاز هر بخش یا پروژه زمان‌بندی کنند. با استفاده از این ماژول، مدیران می‌توانند برای هر کارمند یا موقعیت شغلی، شیفت‌های کاری مشخصی ایجاد کرده و از تداخل زمان‌بندی، کمبود نیرو یا اضافه‌کاری‌های ناخواسته جلوگیری نمایند.

برای ایجاد یک شیفت جدید، وارد ماژول برنامه‌ریزی شده و از نمای تقویم یا گانت، روی دکمه ایجاد یا یکی از بازه‌های زمانی موردنظر کلیک کنید. با این کار فرم افزودن شیفت کاری نمایش داده می‌شود.

انتخاب منبع

اولین بخش فرم مربوط به منبع است. در این قسمت مشخص می‌کنید شیفت برای چه شخص یا موقعیتی ایجاد شود.

اگر یک کارمند مشخص انتخاب شود، شیفت مستقیماً به همان شخص اختصاص داده خواهد شد. همچنین می‌توان شیفت را به‌صورت باز (Open Shift) ایجاد کرد تا در آینده به یکی از کارکنان اختصاص داده شود. این قابلیت برای سازمان‌هایی که برنامه کاری آن‌ها به‌صورت روزانه یا هفتگی تعیین می‌شود بسیار کاربردی است.

شیفت کاری باز

در صورتی که گزینه باز بودن شیفت کاری فعال باشد، شیفت بدون تعیین کارمند ایجاد می‌شود. پس از ثبت شیفت، مدیر برنامه‌ریزی می‌تواند آن را در زمان مناسب به یکی از کارکنان اختصاص دهد یا کارکنان واجد شرایط برای دریافت آن اعلام آمادگی کنند.

این قابلیت برای مدیریت تغییرات ناگهانی برنامه کاری، جایگزینی کارکنان یا تکمیل ظرفیت شیفت‌ها بسیار مفید است.

تعیین وظیفه

در فیلد وظیفه، عنوان فعالیت یا موقعیت شغلی مرتبط با شیفت مشخص می‌شود.

برای مثال:

اپراتور

کارشناس پشتیبانی

صندوق‌دار

انباردار

تکنسین

بارتندر

تعریف وظیفه باعث می‌شود برنامه کاری کارکنان بر اساس نقش سازمانی آن‌ها مدیریت شده و گزارش‌های دقیق‌تری از نحوه تخصیص نیروها تهیه شود.

ارتباط با آیتم سفارش فروش

در صورتی که برنامه‌ریزی نیروی انسانی بر اساس سفارش‌های فروش انجام شود، می‌توان شیفت را به یک آیتم سفارش فروش مرتبط کرد.

با این کار ساعات کاری ثبت‌شده مستقیماً به همان خدمت یا پروژه متصل شده و امکان کنترل هزینه‌های نیروی انسانی، زمان صرف‌شده برای اجرای خدمات و تحلیل سودآوری سفارش‌ها فراهم می‌شود.

این قابلیت برای شرکت‌های خدماتی، مشاوره‌ای، پیمانکاری و پروژه‌محور کاربرد فراوانی دارد.

انتخاب شرکت

در محیط‌های چندشرکتی، فیلد شرکت مشخص می‌کند این شیفت متعلق به کدام شرکت است. بدین ترتیب هر شرکت می‌تواند برنامه‌ریزی نیروی انسانی خود را به‌صورت مستقل مدیریت کند.

تعیین زمان شروع و پایان

در ادامه باید تاریخ و ساعت شروع و پایان شیفت را مشخص کنید.

سیستم با توجه به این اطلاعات، مدت زمان شیفت را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند و آن را در بخش زمان تخصیص داده شده نمایش می‌دهد.

در صورت تغییر ساعت شروع یا پایان، مدت زمان شیفت نیز به‌صورت خودکار به‌روزرسانی خواهد شد.

[تصویر: تعیین زمان شیفت]

زمان تخصیص داده شده

این بخش مدت زمان کل شیفت را نمایش می‌دهد. برای مثال اگر ساعت شروع 08:30 و ساعت پایان 14:00 باشد، مدت زمان شیفت برابر با 5 ساعت و 30 دقیقه خواهد بود.

همچنین درصد تخصیص نیز نمایش داده می‌شود. اگر مقدار 100 درصد باشد، به این معناست که کارمند در این بازه زمانی به‌طور کامل برای این شیفت برنامه‌ریزی شده است. این شاخص به مدیران کمک می‌کند میزان استفاده از ظرفیت کارکنان را کنترل کرده و از ثبت شیفت‌های هم‌زمان یا بیش از ظرفیت جلوگیری کنند.

یادداشت اضافی

در قسمت یادداشت اضافی ارسال شده به کارمند می‌توانید توضیحات موردنیاز را برای شیفت ثبت کنید.

برای مثال:

محل حضور

توضیحات مربوط به پروژه

تجهیزات موردنیاز

نکات ایمنی

اطلاعات تماس مسئول شیفت

توضیحات مربوط به مشتری

این یادداشت همراه با اطلاعات شیفت در اختیار کارمند قرار می‌گیرد و باعث می‌شود وی قبل از شروع فعالیت، اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد.

ذخیره و انتشار شیفت

پس از تکمیل اطلاعات، شیفت را ذخیره کنید. پس از ثبت، شیفت در برنامه کاری نمایش داده می‌شود و در صورت اختصاص به یک کارمند، وی می‌تواند آن را از طریق برنامه‌ریزی خود مشاهده کند.

در صورت نیاز نیز مدیر می‌تواند زمان، کارمند، وظیفه یا سایر اطلاعات شیفت را در آینده ویرایش نماید.

مزایای استفاده از برنامه‌ریزی شیفت‌ها

استفاده از ماژول برنامه‌ریزی در اوج ابری باعث می‌شود فرآیند زمان‌بندی کارکنان با دقت بیشتری انجام شود. این قابلیت علاوه بر جلوگیری از تداخل شیفت‌ها، امکان مدیریت ظرفیت نیروی انسانی، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، ارتباط با سفارش‌های فروش و بهبود بهره‌وری کارکنان را فراهم کرده و دید کاملی از وضعیت کاری تیم‌ها در اختیار مدیران قرار می‌دهد.