تنظیم یادآوری‌ها در ماژول تقویم

راهنمای تنظیم یادآوری‌ها در ماژول تقویم اوج ابری

در ماژول تقویم اوج ابری می‌توان برای جلسات و رویدادها یادآوری‌های مختلفی تعریف کرد تا شرکت‌کنندگان قبل از شروع جلسه از زمان برگزاری آن مطلع شوند. این یادآوری‌ها می‌توانند به شکل پیام/اعلان، هشدار و ایمیل تنظیم شوند و برای هرکدام نیز مشخص شود که چه مدت قبل از شروع جلسه ارسال یا نمایش داده شوند.

این قابلیت به‌خصوص برای جلسات کاری، قرارهای ملاقات با مشتریان و جلسات داخلی کاربرد دارد و باعث می‌شود کاربران زمان جلسه را فراموش نکنند. در تقویم، یادآوری‌ها در تنظیمات رویداد قابل انتخاب هستند و می‌توان چند یادآوری را برای یک جلسه در نظر گرفت.

دسترسی به بخش یادآوری‌ها

برای مدیریت یادآوری‌های تقویم، وارد ماژول تقویم شوید و از منوی:

تقویم ← پیکربندی ← یادآوری‌ها

وارد فهرست یادآوری‌های تعریف‌شده شوید.

در این بخش می‌توان یادآوری‌های موردنیاز سازمان را ایجاد و مدیریت کرد. هر یادآوری مشخص می‌کند که چه نوع پیامی و چه مدت قبل از شروع جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال یا نمایش داده شود.

ایجاد یک یادآوری جدید

برای ایجاد یادآوری، روی جدید کلیک کنید.

در فرم ایجاد یادآوری، ابتدا نام یادآوری را مشخص کنید. بهتر است نامی انتخاب شود که نوع اعلان و زمان آن را به‌وضوح مشخص کند.

برای مثال:

نام یادآوری:
۱۵ دقیقه قبل از جلسه

سپس نوع یادآوری و زمان اجرای آن را مشخص می‌کنید.

انواع یادآوری

در اوج ابری می‌توان برای یادآوری جلسات از روش‌های مختلف استفاده کرد. بسته به تنظیمات محیط و سرویس‌های فعال، گزینه‌های مربوط به پیام، هشدار و ایمیل در اختیار شما قرار می‌گیرد.

پیام

یادآوری از نوع پیام برای اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان از طریق پیام مربوط به رویداد استفاده می‌شود.

این نوع یادآوری برای زمانی مناسب است که بخواهید کاربر قبل از جلسه یک اطلاع‌رسانی متنی دریافت کند.

هشدار

نوع دیگر یادآوری، هشدار است. این نوع یادآوری بیشتر برای نمایش یک اعلان به کاربر در محیط اوج ابری استفاده می‌شود.

در نتیجه کاربر هنگام کار با سیستم متوجه نزدیک شدن زمان جلسه خواهد شد.

ایمیل

در صورت انتخاب ایمیل، یادآوری جلسه از طریق ایمیل برای مخاطبان مربوط به رویداد ارسال می‌شود.

این روش برای جلساتی که شرکت‌کنندگان باید از قبل از زمان برگزاری مطلع شوند، کاربرد زیادی دارد. البته ارسال موفق ایمیل به تنظیمات سرویس ایمیل و اطلاعات ایمیل مخاطبان نیز وابسته است.

اضافه کردن یادآوری به یک جلسه جدید

تعریف یادآوری در بخش پیکربندی به‌تنهایی باعث نمی‌شود تمام جلسات به‌صورت خودکار از آن استفاده کنند. پس از ایجاد یادآوری، باید آن را در زمان ایجاد یا ویرایش جلسه نیز انتخاب کنید.

برای این کار وارد:

تقویم ← جدید

شوید و اطلاعات جلسه را وارد کنید.

در فرم جلسه، بخش یادآوری‌ها را پیدا کنید. با انتخاب این بخش، یادآوری‌های موجود نمایش داده می‌شوند و می‌توانید یکی از آن‌ها را برای جلسه انتخاب کنید. مستندات تقویم نیز امکان انتخاب یادآوری پیش‌فرض یا تنظیم یادآوری‌های جدید را در فرم رویداد توضیح می‌دهد.

برای مثال می‌توان برای یک جلسه هم‌زمان چند یادآوری قرار داد:

هشدار: ۱ روز قبل

پیام: ۳۰ دقیقه قبل

ایمیل: ۱۵ دقیقه قبل

در این حالت، شرکت‌کنندگان در چند زمان مختلف از نزدیک شدن جلسه مطلع می‌شوند.

امکان استفاده از چند یادآوری برای یک جلسه

یکی از کاربردهای مهم این قابلیت این است که می‌توان برای یک رویداد بیش از یک یادآوری تعریف کرد.

به‌عنوان مثال، برای یک جلسه مهم می‌توان یک یادآوری ایمیلی را یک روز قبل و یک هشدار را ۱۵ دقیقه قبل از جلسه قرار داد.

بنابراین لازم نیست فقط به یک روش اطلاع‌رسانی اکتفا کنید. می‌توان با توجه به اهمیت جلسه، ترکیبی از پیام، هشدار و ایمیل را در زمان‌های مختلف تنظیم کرد. 

[تصویر: چند یادآوری انتخاب‌شده برای یک جلسه]

نکته مهم درباره زمان یادآوری

زمانی که برای یادآوری مشخص می‌کنید، نسبت به زمان شروع جلسه محاسبه می‌شود، نه زمان ایجاد جلسه.

برای مثال، اگر امروز یک جلسه برای هفته آینده ایجاد کنید و یادآوری آن را روی ۳۰ دقیقه قبل قرار دهید، یادآوری امروز ارسال نمی‌شود؛ بلکه سیستم آن را برای ۳۰ دقیقه پیش از شروع واقعی جلسه در نظر می‌گیرد.

به همین دلیل می‌توان یادآوری‌هایی مانند ۱۵ دقیقه قبل، ۳۰ دقیقه قبل، ۱ ساعت قبل، ۱ روز قبل و موارد مشابه را برای جلسات مختلف استفاده کرد.